Gestión documental

Las Tablas de retención Documental son una herramienta gerencial que clasifica la información en series y subseries por diferentes asuntos (producida esta por una oficina en cumplimiento de sus funciones), a la cual se le asigna un tiempo de retención o permanencia en cada fase de archivo; es importante tener en cuenta que siempre estará en proceso evolutivo.

Una parte muy importante en la Tabla de Retención Documental son los C.C.D, Cuadros de Clasificación Documental, en los cuales se denominan, las series, subseries y la respectiva codificación de cada oficina, de acuerdo al organigrama de la entidad.

Tomando como guía los C.C.D. Cuadros de Clasificación Documental, podemos realizar uno de los procesos archivísticos que se denomina DECRIPCION, que como su nombre lo indica, describe de manera detalladas la marcación de legajos o carpetas, rótulos de cajas e inventarios documentales. Etc.

Permite identificar y agrupar en expedientes todos los documentos pertenecientes a una dependencia, teniendo en cuenta las series y subseries definidas en la Tabla de Retención Documental, o en algunos casos, también se pueden identificar y agrupar con los C.C.D. Cuadros de Clasificación Documental.

Este proceso, es el que se conoce como CLASIFICACION DOCUMENTAL.

SISTEMA DE CLASFICACION, ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCION.

El respeto al principio de procedencia y al principio de orden original de los documentos es el punto de partida para la adecuada organización de los archivos, entendiendo por organización el conjunto de operaciones intelectuales y mecánica que se aplican a las agrupaciones documentales (fondo, sección, subsección, serie, subserie). Norma general para la descripción archivística NTC 4095.